Digitalen Wandel aktiv gestalten
Mit der Einführung des Programms «Digitale Transformation» übernimmt der Kanton St.Gallen eine zentrale Rolle im digitalen Wandel – nicht nur innerhalb der kantonalen Strukturen, sondern auch in Zusammenarbeit mit den Gemeinden.
Im Zuge des Engagements für die digitale Transformation hat der Kanton St.Gallen eine Reihe von Projekten initiiert. Viele dieser Projekte wurden bereits umgesetzt, während andere sich noch in der Entwicklung befinden.
Mit der Etablierung des Programms «Digitale Transformation» hat der Kanton St.Gallen eine Schlüsselrolle im digitalen Wandel eingenommen. Diese Initiative betrachtet und formt den digitalen Wandel umfassend innerhalb der kantonalen Strukturen und fördert ebenso die Gemeinden darin, diesen Wandel aktiv mitzugestalten.
Unser Anliegen ist es nicht nur, staatliche Dienstleistungen zu digitalisieren, sondern auch, sie für alle Bürgerinnen und Bürger leichter erreichbar zu machen. Das Weiterbildungsprogramm «Digital Pioneer» illustriert, wie wir auf die individuellen Bedürfnisse unserer Verwaltungsangestellten auf kantonaler und kommunaler Ebene eingehen.
Ein zusätzlicher Höhepunkt in diesem Prozess war die Unterzeichnung der Absichtserklärung für eine vertiefte Zusammenarbeit zwischen dem Kanton und den Gemeinden. Diese Erklärung markiert einen wesentlichen Schritt zur Verstärkung der Netzwerke zwischen den beiden Verwaltungsebenen und schafft die Grundlage für eine zukunftsorientierte und kooperative Entwicklung unserer digitalen Landschaft.
Die Regierung des Kantons St.Gallen und die Vereinigung St.Galler Gemeindepräsidentinnen und Gemeindepräsidenten(VSGP) haben im Jahr 2023 eine richtungsweisende Absichtserklärung zur erweiterten Zusammenarbeit beschlossen. Zusammen möchten sie den digitalen Wandel im Kanton und in den Gemeinden fördern und die Lebensqualität für alle Beteiligten steigern. Die Hauptziele dieser Vereinbarung sind:
- Nutzenmaximierung: Verbesserung des Nutzens von digitalen Behördenleistungen für die Bevölkerung, die Wirtschaft und die Mitarbeitenden.
- Beschleunigte Digitalisierung: Forcierung der digitalen Transformation im ganzen Kanton und in den Gemeinden.
- Effizienz und Wirtschaftlichkeit: Erhöhung der Effizienz, Reduzierung langfristiger Gesamtkosten und Verbesserung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses in den Verwaltungsprozessen.
- Förderung der Kooperation: Intensivierung der Partnerschaft zwischen Kanton und Gemeinden sowie Unterstützung der Beteiligung aller Akteure auf kantonaler und kommunaler Ebene.
- Interessenbündelung: Zusammenführung der Interessen von Kanton und Gemeinden gegenüber dem Bund und anderen Kantonen.
- Stärkung der Institution eGovSG: Festigung der Rolle von eGovSG als Schlüsselakteur in der erweiterten Zusammenarbeit.
- Gewährleistung staatlicher IT-Leistungen: Sicherstellung spezifischer Leistungen durch die kantonalen und kommunalen IT-Organisationen.
Diese Absichtserklärung ist ein wesentlicher Schritt zur Schaffung einer vernetzten, effizienten und zukunftsweisenden digitalen Infrastruktur im Kanton St.Gallen.
In der Verwaltung des Kantons St.Gallen sind die Themen «Digitalisierung» und «digitale Transformation» zentrale Bestandteile verschiedener Strategiepapiere. Diese Papiere definieren Handlungsgrundsätze und Leitprinzipien zur Digitalisierung und sind somit Wegweiser für die zukünftige Entwicklung der Verwaltung.
Angesichts der zahlreichen Strategien mit digitalem Fokus ergibt sich jedoch eine Herausforderung: Einige dieser Strategien sind nicht mehr zeitgemäss oder bieten nur eine begrenzte Handlungsrelevanz. Um diesem Problem zu begegnen, hat die Staatskanzlei ein Projekt mit der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) initiiert. Ziel dieses Projekts ist es, die bestehenden Strategien zu analysieren. Die Staatskanzlei möchte herausfinden, wie konsistent oder divergent die Handlungsgrundsätze und Ausrichtungen interpretiert werden, und durch eine Lückenanalyse noch nicht festgelegte, aber wesentliche Grundlagen identifizieren.
Die jüngsten Fortschritte in der Entwicklung grosser Sprachmodelle haben neue Möglichkeiten für automatisierte, intelligente Antworten eröffnet. Im Rahmen des Projekts «Erweiterte Suche für sg.ch» plant die Staatskanzlei, diese Technologie zu nutzen, um Besucherinnen und Besuchern der Website des Kantons St.Gallen eine verbesserte, interaktive Suchfunktion anzubieten.
Ziel des Projekts ist es, automatisierte Antworten zu generieren, die auf den Bedürfnissen und Anfragen der Nutzerinnen und Nutzer basieren. Dafür wird ein grosses Sprachmodell eingesetzt, das sich auf die Indexierung und Analyse relevanter Websites stützt. Dies garantiert, dass die bereitgestellten Informationen präzise, aktuell und für die Nutzenden relevant sind.
Mit der Implementierung dieses Sprachmodells in der Suchfunktion verbessert die Staatskanzlei die Zugänglichkeit und Qualität der Informationen auf der Website des Kantons. Zudem setzt die Staatskanzlei neue Massstäbe in der digitalen Transformation und Nutzererfahrung.
Die technologischen Entwicklungen bringen Veränderungen mit sich, die sowohl die Wirtschaft als auch die Gesellschaft grundlegend beeinflussen. Für die öffentliche Verwaltung ist es entscheidend, sich mit diesen Entwicklungen auseinanderzusetzen und darauf zu reagieren. In diesem Kontext hat die Staatskanzlei eine Veranstaltungsreihe zur digitalen Transformation ins Leben gerufen, um einen Raum für Innovation und Lernen zu schaffen.
Das Programm richtet sich an Verwaltungsangestellte des Kantons St.Gallen und der St.Galler Gemeinden. Es umfasst acht Veranstaltungen, die unterschiedliche Facetten der digitalen Transformation beleuchten. Ziel ist es, neue Perspektiven zu eröffnen und Impulse für die digitale Zukunft der Verwaltung zu setzen.
Jede Veranstaltung fokussiert auf Themenbereiche und bietet den Teilnehmenden die Möglichkeit, sich mit den Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung auseinanderzusetzen. Ziel ist es, die Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Bezug auf die digitale Transformation zu erweitern und zu vertiefen.
Diese Reihe ist ein wesentlicher Bestandteil der Bemühungen der Staatskanzlei, die digitale Transformation im Kanton St.Gallen nicht nur zu begleiten, sondern aktiv mitzugestalten und voranzutreiben.
Die «Weiterbildung im Zeichen der Digitalisierung: E-Government neu gestalten» für Mitarbeitende der kantonalen und kommunalen Verwaltungen stellt einen wichtigen Schritt in die Welt der digitalen Transformation dar. Dieses Programm ist darauf ausgerichtet, den Teilnehmenden grundlegende Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich der digitalen Transformation zu vermitteln. Es geht dabei um das Erlernen neuer Technologien und darum, bestehende Prozesse und Services im Bereich E-Government zu hinterfragen und zu optimieren.
Das Ziel der Weiterbildung ist es, den Mitarbeitenden das Rüstzeug an die Hand zu geben, um Ansätze im E-Government zu entwickeln und umzusetzen. Durch Übungen, Fallstudien und Diskussionen werden die Teilnehmenden ermutigt, über den Tellerrand hinauszublicken und neue Perspektiven auf ihre Arbeit zu gewinnen.
Die Weiterbildung ist ein Lernprogramm und eine Plattform für den Austausch von Ideen und Best Practices, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, sich an der Gestaltung einer effizienteren und bürgerfreundlicheren digitalen Verwaltung zu beteiligen.
Die Website für bestehende E-Services, e-service.sg.ch, präsentiert elektronische Behördendienste und bildet die Grundlage für die Vermarktung der E-Services. Die Texte und die Plattform wurden für Suchmaschinen optimiert. Dies ermöglicht es, die bestehenden Services leichter zu finden und einem breiteren Kreis zugänglich zu machen.
Robotic Process Automation (RPA) hat sich als Werkzeug zur Automatisierung wiederkehrender und regelbasierter Aufgaben etabliert. Diese Technologie ermöglicht es, Abläufe zu vereinfachen und die Effizienz zu steigern, indem sie Mitarbeitende von monotonen, repetitiven Tätigkeiten entlastet.
Die kantonale Verwaltung hat mehrere RPA-Lösungen implementiert. Diese Lösungen haben einen signifikanten Beitrag zur Arbeitsentlastung der Mitarbeitenden geleistet. Nun ist geplant, RPA auch auf einer zentralen Ebene für die Gemeinden einzusetzen. Dieser Ansatz ermöglicht es, repetitive Aufgaben für mehrere Gemeinden von einem zentralen Standort aus zu steuern und durchzuführen.
Der Dienst für Informatikplanung hat bereits im Jahr 2022 die Weichen für eine Einführung von RPA mit dem Kompetenzzentrum Robotic Process Automation gestellt. Die zentralisierte RPA-Struktur wird es den Gemeinden ermöglichen, von einer effizienten, konsistenten und kostensparenden Automatisierung zu profitieren. Dies stellt einen wichtigen Schritt in Richtung einer zukunftsorientierten, digitalen Verwaltung dar und zeigt das Engagement, moderne Technologien zum Wohle der Gemeinden und ihrer Bürgerinnen und Bürger einzusetzen.
Im Rahmen des Programms «Strategische E-Government Basisservices» (STREBAS) hat die Staatskanzlei wichtige Grundlagen und Metriken für den Einsatz von User Experience (UX) Design in der kantonalen Verwaltung geschaffen. Dieser Ansatz ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die digitalen Services intuitiv, zugänglich und effektiv sind.
