Die Staatskanzlei hat zusammen mit den Generalsekretariaten und Ämtern sowie den externen Dienstleistern den Roll-out von GEVER erfolgreich abgeschlossen: Seit Mai 2024 arbeiten alle Generalsekretariate und Ämter der Staatsverwaltung auf dem Geschäftsverwaltungssystem GEVER. Dokumente, die bei der Bearbeitung von Geschäften entstehen, können nun direkt im entsprechenden elektronischen Geschäftsdossier in GEVER abgelegt werden. Soweit Geschäfte nicht über spezialisierte Fachanwendungen abgewickelt werden, werden sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente in den GEVER-Dossiers erfasst.

Das System erfüllt alle systemischen und rechtlichen Anforderungen für eine vollständig elektronische Dossierführung. Dies stärkt und strukturiert die Zusammenarbeit sowohl innerhalb der Ämter als auch ämterübergreifend. GEVER schafft damit die Grundlage für eine transparente, nachvollziehbare, rechtssichere und effiziente Geschäftsabwicklung. Das erhöht auch die Auskunftsfähigkeit der Ämter gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern.

Mit GEVER verfügt die Staatsverwaltung des Kantons St.Gallen als einer von wenigen Kantonen über ein Geschäftsverwaltungssystem, das flächendeckend eingesetzt wird.

Möglichkeit der Zusammenarbeit

Das Kollaborationstool Co-Work bietet Mitarbeitenden eine GEVER-nahe Lösung, um direkt aus dem Dossierkontext heraus Co-Work-Teamräume für die Zusammenarbeit zu eröffnen. In diese Teamräume können Mitarbeitende sowohl Personen innerhalb der Verwaltung als auch externe Partner einladen, um dann in einer hochsicheren Umgebung Dokumente zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.

Nach Abschluss eines Geschäfts können relevante Dokumente unkompliziert und sicher ins entsprechende GEVER-Dossier zurückgeführt und der Teamraum geschlossen werden. Die benutzerfreundliche Oberfläche von Co-Work orientiert sich stark an GEVER, was den Nutzenden den Einstieg deutlich erleichtert. Dieses Tool wurde parallel zur Einführung von GEVER bereitgestellt.

Dokumentenaustausch mit St.Galler Gemeinden

Die Kantonale Verwaltung steht in vielen Bereichen in engem Austausch mit den Gemeinden. Dabei werden geschäftsrelevante Dokumente oft mehrfach zwischen Gemeinden und Ämtern oder auch zwischen den Ämtern selbst hin- und hergeschickt.

Dafür wurde im Mai 2024 im Rahmen eines E-Government-Projekts ein zusätzliches Modul eingeführt. Mit Inter-GEVER können Dokumente einfach und vor allem sicher zwischen kantonalen Dienststellen und Gemeinden ausgetauscht werden.

Voraussetzung hierfür ist lediglich, dass die Gemeinden ein eigenes Geschäftsverwaltungssystem nutzen.

Mit dem Essen kommt der Hunger

Nach der Einführung von GEVER geht die Arbeit erst richtig los. Zahlreiche Ämter nutzen die Gelegenheit, ihre Abläufe zu überarbeiten und zu optimieren. Bereits während des Projekts wurden zahlreiche Ideen eingebracht, wie das System weiter verbessert werden kann.

Viele dieser Vorschläge setzte die Staatskanzlei in Form grösserer und kleinerer Weiterentwicklungen bereits um, weitere Optimierungen sind in Planung.