Mitte November 2024 war es so weit: Alle Accounts der Mitarbeitenden des Kantons St.Gallen waren in nur drei Monaten erfolgreich auf die neue M365-Umgebung migriert worden. Die Einführung von Microsoft 365 und Microsoft Teams war weit mehr als ein technisches Update. Sie bot die Gelegenheit, bestehende Arbeitsweisen in den heterogenen kantonalen Verwaltungseinheiten zu hinterfragen und weiterzuentwickeln. Um die Mitarbeitenden auf den Umgang mit den neuen Werkzeugen und die veränderten Formen der Zusammenarbeit vorzubereiten, wurden sie gezielt begleitet und befähigt.

Guides unterstützen im Veränderungsprozess

Die Arbeitswelt verändert sich durch den digitalen Wandel schneller und dynamischer. Dies soll als Chance wahrgenommen werden und die Möglichkeiten, diese Veränderung aktiv zu gestalten, sollen im Vordergrund stehen. Deshalb wurde der Veränderungsprozess im Rahmen der im Jahr 2023 lancierten Kampagne «Rückenwind» kommunikativ begleitet.

Um Führungspersonen und Mitarbeitende beim Wechsel auf M365 und bei der Gestaltung der vielfältigen Möglichkeiten der neuen Arbeitsformen zu unterstützen, wurden sie durch speziell ausgebildete Guides aus den eigenen Reihen begleitet und befähigt. Diese Guides erhielten umfassende Trainings sowohl im Umgang mit den neuen Instrumenten wie auch beim Begleiten von Menschen in Veränderungsprozessen. Ein besonderes Augenmerk lag zudem auf dem sicheren Umgang mit vertraulichen und geheimen Daten.

Auch nach der Migration pflegen die Guides sowie die Mitarbeitenden in der «Rückenwind-Community» auf Microsoft Teams einen aktiven und befruchtenden Austausch zum Umgang mit den neuen Arbeitsmitteln und Arbeitsformen. Dies fördert die Weiterentwicklung des Wissens der Mitarbeitenden.

Umfassende Trainingsangebote

Zur Unterstützung beim Wechsel in die neue Arbeitswelt schuf die Arbeitsgruppe eine Vielzahl an Trainingsmöglichkeiten. Dazu zählten interaktive Webinare sowie eine eigens eingerichtete Informationsplattform. Diese Plattform bietet auch weiterhin Lernvideos, Anleitungen, praxiserprobte Anwendungsfälle und weiterführende Trainingsangebote zu den M365-Services an. Da Microsoft die M365-Umgebung kontinuierlich weiterentwickelt, endet das Begleiten und Befähigen der Mitarbeitenden nicht mit dem Abschluss der Migration.