Die Regierung hat die Verordnung über die öffentliche Beurkundung und die Beglaubigung dem geänderten Aktienrecht angepasst. Neu können Notare und Notarinnen eine Beurkundung von Beschlüssen einer virtuellen Generalversammlung oder virtuellen Beschlüssen des Verwaltungsrates oder der Geschäftsführung vornehmen, wenn er während der Beratung und Abstimmung zu den beurkundungsbedürftigen Beschlüssen über einen elektronischen Zugang teilnimmt.

Solche Beurkundungen führen die Amtsnotarinnen und Amtsnotare des kantonalen Amtes für Handelsregister und Notariate durch. Zur Vornahme einer Beurkundung berechtigt sind zudem alle im Kanton St.Gallen als Notarinnen oder Notare zugelassenen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie andere in der Schweiz als Notarinnen oder Notare zugelassene Personen.

Gestiegenes Bedürfnis

Virtuelle Sitzungen haben in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Mit dem im Januar 2023 in Kraft getretenen neuen Aktienrecht können General- oder Gesellschafterversammlungen von Aktiengesellschaften und Genossenschaften und Gesellschafterversammlungen von Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) auch virtuell durchgeführt werden. Ebenso können Verwaltungsrats- und Geschäftsführungssitzungen ortsunabhängig stattfinden. Bestimmte Beschlüsse müssen notariell öffentlich beurkundet werden.

Mit diesem Nachtrag zu den Beurkundungsvorschriften gleicht der Kanton St.Gallen sein Recht anderen Kantonen an, welche die virtuelle Beurkundung bereits eingeführt haben. Dies entspricht einem Bedürfnis der St.Galler Notarinnen und Notare und der Wirtschaft.

Gemäss Obligationenrecht kann der Verwaltungsrat die Verwendung der elektronischen Mittel regeln. Über eine entsprechende technische Lösung kann er sicherstellen, dass die Identität der Teilnehmenden feststeht, die Voten in der Generalversammlung unmittelbar übertragen werden, die Teilnehmenden Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen können sowie das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann.

Digitales Angebot

Auch soll der Geschäftsverkehr mit dem Handelsregister erleichtert werden.

Dazu hat das Amt für Handelsregister und Notariat sein digitales Angebot ausgebaut. Den Kundinnen und Kunden steht eine umfangreiche und aktuelle Sammlung von Merkblättern, Formularen und Vorlagen zum Download zur Verfügung.

Zudem soll der in die Jahre gekommene Online-Schalter des Handelsregisters durch ein modernes «Onlineportal HR» abgelöst werden. Das Projekt «Onlineportal HR» ist ein gemeinsames Vorhaben der Kantone St.Gallen, Luzern und Zürich in Zusammenarbeit mit dem SECO. Mit dem neuen Onlineportal sollen die bisher oft auf Papier oder vor Ort abgewickelten Prozesse effizienter und kundenfreundlicher gestaltet werden.

Das Projekt «Onlineportal HR» verspricht eine deutliche Verbesserung der Abläufe im Handelsregister. Durch die Digitalisierung und Standardisierung der Prozesse profitieren sowohl die Kundeninnen und Kunden als auch die beteiligten Behörden von einem effizienteren und transparenteren System.